Домашняя бухгалтерия (часть 2)
Свою систему я настроил таким образом, что учет ведется в разрезе Ответственных (членов семьи), Поставщиков, Номенклатуры (полного структурированного справочника по ВСЕМ товарам/услугам, а не просто Категория/Подкатегория), Количества покупаемого товара/услуги и его Цены.
При этом, моя система настроена так, что любой обыватель, далекий от бухгалтерского учета (я просто аудитор по профессии), в 10 мин. может научиться с ней работать.
Я больше чем уверен, что когда люди слышат слова «проводка», или, еще лучше «транзакция» - желание продолжать работу с этой программой резко уменьшается, т.к. далеко не все являются бухгалтерами или хотя бы экономистами, которые учили учет в институтах. В общем – никаких транзакций, а лишь работа со всем понятными наборами документов. Это первое.
Второе. У меня движение денег отделено от движения товаров/услуг. Это дает 2 преимущества: во-первых, я могу учитывать то, что попало в семью не за деньги, например, подарки. Во-вторых, раздельный учет денег и товаров/услуг вносит дополнительный элемент контроля в учетный процесс. Например, зарплату я вношу не просто как поступление денег, а сначала ее «начисляю», т.е. показываю долг работодателя передо мной. А в момент получения зарплаты я этот долг «закрываю». Аналогично и с другими подобными доходами/расходами: в своем учете я всегда вижу, сколько должны мне, сколько должен я, и сколько реально денег есть в семье. Не представляю, как можно реализовать нечто подобное в программах, где любая запись влияет на денежный баланс.
И это первое обязательное требование к учетной программе (раздельный учет денег и товаров/услуг). Если оно не выполняется – дальше можно не смотреть.
Итак, у нас есть приход и расход материальных (товаров) и нематериальных (услуг) ценностей, и приход и расход денег. И в этом домашняя бухгалтерия ничем не отличается от бухгалтерии фирмы «Купи-продай», разве что долговые отношения у последней несколько сложнее.
Учет движения товаров и услуг ведется с помощью приходных и расходных накладных. Это аксиома, никто за мировую историю не придумал еще ничего иного. Так же должно быть и в домашнем учете: вы потратились на новый костюм – это приход товара (но расход денег). Подвезли попутчика (а лучше попутчицу, а лучше симпатичную) на своей машине – это оказанная вами услуга, т.е. расход (но приход денег). Собственно, ваша зарплата есть не что иное как продажа ваших физических и умственных возможностей, т.е. для вас это расход ваших способностей, но приход денег )). Лично я зарплату так и учитываю – создаю расходную накладную в начале месяца, а потом оплачиваю ее денежными приходами. Очень удобно, всегда видишь, сколько тебе еще должны (это в случае, если зарплата выплачивается разными частями).
Соответственно, все, что вы купили, или вам подарили, или вы нашли, или сделали своими руками, оформляется приходной накладной.
Вот мы и подошли ко второму обязательному элементу учетной программы: при вводе приходной накладной должна быть возможность заполнять такие обязательные реквизиты («шапка» и спецификация).
- Дата
- Контрагент (у кого была осуществлена покупка – супермаркет «Метро», газетный киоск, рынок «Лукъяновка» и т.д.)
- Ответственный (кто совершил покупку – я или жена или это общие расходы)
Эти реквизиты формируют «шапку» документа и заполняются один раз. Далее переходим к «спецификации», т.е. к тому, что конкретно приобреталось. В спецификации следует указывать:
- Наименование (у меня справочник номенклатуры имеет максимально 4 уровня, например: Товары-Продукты питания-Напитки-Кока-кола,2л. Но в основном достаточно 3-х уровней: Товары-Бытовая химия-Мыло хозяйственное. Скажу лишь одно – 2-х уровней точно не достаточно)
- Цена
- Количество
- Сумма
На практике каждый товарный чек представляет собой отдельный документ (приходную накладную). Это очень удобно, т.к. всегда достаточно сравнить итоговую сумму в введенной накладной с суммой чека, что бы понять все ли было введено верно.
Может показаться, что вводить каждое наименование из чека очень хлопотное занятие. С уверенностью (на личном опыте) заявляю, что нет, это просто. Напротив, я не представляю себе, как можно удобно и безошибочно разнести по нескольким категориям, таким как «Хозтовары» и «Продукты питания» один общий чек из супермаркета. Или вы, совершая покупки, пытаетесь сразу отделить мух от котлет, т.е. покупаете на один чек молоко и хлеб, а на другой – лампочки и салфетки?
Скажу больше, в моей системе настроены прейскуранты цен, которые автоматически обновляются при вводе приходной накладной. Поэтому, если в следующий раз я данный конкретный товар приобретаю в том же магазине (а такое случается довольно часто), то мне необходимо ввести только количество, а цена «подтянется» автоматически.
Далее такую приходную накладную я просто «связываю» с расходом денег. При этом необходимо указать, за счет каких денег (наличные в кошелке, платежная карта и т.д.) оплачивался товар. И все. На этом процесс ввода информации закончен. Таким образом, баланс денег считается автоматически. Я всегда вижу, сколько денег у меня на любой момент времени, и где они находятся (в кошелке, в копилке, на карточках, в подарочных сертификатах, в банке на депозите и т.д.).
Из личного опыта скажу, что очень полезно раз в месяц проводить инвентаризацию денежных средств. Если проводиться инвентаризация наличности, то это означает, что сумма денег из всех кошельков, карманов, сумочек и т.д. должна дать тот результат, который показывает программа. И надо отметить, что такая инвентаризация очень увлекательное занятие и весьма способствует развитию памяти. Сколько веселых моментов вспоминается, когда начиналось: «Ой, я забыла тебе сказать, я купила себе..», или: «Ой, я встречалась с подружкой и мы посидели в кафе…и я забыла тебе сказать». По правде говоря мне тоже частенько приходилось оправдываться, что давно нужна была новая видео карта или в прошлую пятницу скидывались на работе на сабантуйчик )) Здесь главное, чтобы не возникало конфликтов на ровном месте, т.е. вы должны быть готовы отчитаться по ВСЕМ своим тратам. И если все же есть что-то, что не хотелось бы афишировать, надо приложить определенные усилия для сокрытия такого левака, например, не всегда нужно сразу же хвалиться очередным повышением зарплаты и т.д., но это очень творческий процесс, и каждый его решает по-своему ))
Читать дальше: Домашняя бухгалтерия (часть 3) >>
Вернуться в раздел Статьи о домашней бухгалтерии